Déclaration RDUE simplifiée : comment la préparer et la transmettre à ses clients

Une déclaration, une seule fois, un identifiant à transmettre : sur le papier, la déclaration RDUE simplifiée est la meilleure nouvelle du règlement pour les petites structures forestières. Encore faut-il savoir qui y a droit, ce qu'elle engage et comment s'y prendre sans s'y reprendre à trois fois, sachant que l'échéance du 30 décembre 2026 vaut aussi pour les micro et petits opérateurs. Voici la marche à suivre, dans le prolongement de notre guide sur la traçabilité du bois.

La déclaration simplifiée, c'est quoi exactement ?

C'est le régime allégé prévu par le RDUE pour les micro et petits opérateurs primaires. Là où le régime classique impose une déclaration de diligence raisonnée par chantier ou par lot, le régime simplifié tient en une déclaration unique : vous l'enregistrez une seule fois sur le système d'information européen, vous recevez un identifiant, et cet identifiant accompagne ensuite vos ventes. Pas de déclaration à refaire à chaque livraison.

Attention tout de même : simplifiée ne veut pas dire symbolique. Votre déclaration engage votre entreprise sur l'origine de son bois. Derrière l'identifiant, il faut que la traçabilité suive.

Qui peut en bénéficier ?

Le régime vise les opérateurs primaires, autrement dit ceux qui récoltent le bois et le mettent les premiers sur le marché, dès lors qu'ils restent sous les seuils du micro ou petit opérateur : moins de 15 millions d'euros de chiffre d'affaires et moins de 50 salariés, calculés sur les seules activités liées aux produits soumis au règlement. C'est le cas de la quasi-totalité des exploitants forestiers et des ETF. Nous détaillons les catégories et l'échéance dans notre article RDUE : ce que doivent faire les micro et petits opérateurs. En cas de doute, votre interprofession saura confirmer votre situation.

Que faut-il avoir sous la main avant de déclarer ?

La déclaration se prépare avant de s'enregistrer. Réunissez les informations que le système d'information européen va vous demander, et les preuves qui les appuient :

• la description de vos produits : code douanier et nom commercial du bois concerné ;
• la quantité annuelle estimée que vous prévoyez de récolter, et le pays de production ;
• les coordonnées de vos parcelles de récolte : un point GPS sous 4 hectares, un polygone au-delà ;
• vos preuves de légalité, centralisées et datées : autorisation de coupe, Plan Simple de Gestion, documents de vente, essences et volumes, à conserver cinq ans.

Le relevé manuel sur papier n'a plus sa place ici : une coordonnée approximative ou une preuve introuvable, et c'est toute la chaîne aval qui bloque. Pour le détail des modalités propres à votre cas, référez-vous aux textes officiels et aux fiches pédagogiques de votre interprofession.

S'enregistrer sur le système d'information européen

L'enregistrement se fait sur le système d'information mis en place par la Commission européenne. Créez votre profil sans attendre : la validation prend du temps, et mieux vaut essuyer les questions du formulaire cet automne qu'à la veille du 30 décembre. Une fois la déclaration unique simplifiée déposée, le système vous attribue votre identifiant. Conservez-le précieusement, et archivez-le cinq ans : c'est lui que toute votre chaîne commerciale va vous demander.

Transmettre son identifiant à ses clients

C'est la seconde moitié de l'obligation, et la plus commerciale. Vos clients doivent pouvoir rattacher le bois que vous leur vendez à votre déclaration. Bonne nouvelle : l'identifiant est unique et reste inchangé, même si vous mettez votre déclaration à jour. Vous ne le transmettez donc qu'une seule fois à chaque client, par mail ou en le faisant figurer sur vos documents de vente, et vous n'y pensez plus. En aval, vos clients collectent et archivent l'identifiant de leurs fournisseurs ; un identifiant transmis proprement, c'est un client qui n'a aucune raison d'aller voir ailleurs.

La règle d'or reste la même que pour un audit de certification : ne pas reconstituer sa traçabilité la veille, mais la tenir au fil de l'eau.

Et derrière la déclaration ? Des données à tenir

L'identifiant est la partie visible. La partie immergée, c'est la donnée qui doit rester juste dans la durée : chaque nouveau chantier géolocalisé, chaque lot relié à sa parcelle, ses volumes et ses preuves, du bois sur pied jusqu'à la livraison. C'est exactement ce que Forlog tient au quotidien : relevés GPS et polygones depuis l'application de bureau et bientôt depuis l'application mobile, y compris hors connexion, passeport numérique de chaque lot, données structurées et exportables pour vos déclarations comme pour votre gestion. Nos accompagnements Bouleau, Pin et Chêne prennent le relais si vous préférez sécuriser la démarche avec un regard extérieur.

Questions fréquentes

Dois-je refaire ma déclaration à chaque chantier ?

Non. Le régime des micro et petits opérateurs primaires prévoit une déclaration unique simplifiée, enregistrée une seule fois. Vous transmettez ensuite votre identifiant à vos clients, vente après vente.

Où s'enregistre la déclaration simplifiée ?

Sur le système d'information européen dédié au RDUE, mis en place par la Commission européenne. La création du profil et sa validation prennent du temps : ne vous y prenez pas au dernier moment, l'échéance est fixée au 30 décembre 2026.

Que doivent faire mes clients de mon identifiant ?

Le collecter et l'archiver, avec vos coordonnées. L'identifiant étant unique et durable, une seule transmission suffit : vos clients le conservent d'une vente à l'autre.

Une déclaration simplifiée me protège-t-elle en cas de contrôle ?

Elle vous met en règle sur la forme. Sur le fond, vous devez pouvoir relier votre bois à sa parcelle d'origine et à ses preuves de légalité. C'est cette traçabilité, tenue au fil de l'eau, qui fait la différence en cas de contrôle.